Politique de confidentialité

TRD Leads est une plateforme de suivi des prospects exploitée par The Run Digital, une entreprise établie au Québec, Canada (« nous »). Les entreprises qui travaillent avec notre agence (les « clients ») l’utilisent pour regrouper les demandes reçues par leurs formulaires web et leurs publicités, en faire le suivi et réserver des visites. La présente politique explique quels renseignements personnels nous traitons, pourquoi, et quels sont vos droits.

1. Qui est responsable

Données des comptes (les personnes qui se connectent à TRD Leads) et données Google (section 4) : The Run Digital en est responsable.

Données des prospects (les personnes qui communiquent avec l’un de nos clients) : l’entreprise cliente qui a recueilli la demande en est responsable. Nous les traitons pour son compte et selon ses instructions, à titre de fournisseur de services. Si vous avez communiqué avec une entreprise et souhaitez exercer vos droits, vous pouvez écrire à cette entreprise ou à nous; nous lui transmettrons votre demande.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels peut être joint à [email protected].

2. Renseignements recueillis

Utilisateurs de la plateforme

• Nom, adresse courriel, appartenance à un espace de travail et rôle, langue préférée.
• Un hachage du mot de passe, si vous en définissez un (jamais le mot de passe lui-même).
• L’historique des actions effectuées (changements de statut, notes, réservations), avec l’auteur et l’heure, pour que votre équipe sache qui a fait quoi.

Prospects

• Ce que la personne a soumis par le formulaire ou la publicité du client : en général nom, téléphone, courriel, adresse et tout autre champ demandé par le formulaire.
• La source (site web, Facebook Lead Ads, saisie manuelle) et la campagne, le cas échéant.
• Les informations de suivi ajoutées par le personnel du client : statut, notes, étiquettes, relances et réservations de visite.
• L’historique des courriels envoyés au prospect pour le compte du client (confirmations et rappels de visite, seulement si le client les a activés) et des désabonnements.

Données techniques

Journaux du serveur (adresse IP, heure, page demandée), conservés pour la sécurité et le dépannage. Nous utilisons seulement les témoins nécessaires au service : la session de connexion, la langue préférée et un témoin de sécurité de courte durée lors d’une connexion à Google ou à Facebook. Aucun témoin d’analyse, de publicité ou de pistage.

3. Pourquoi nous les utilisons

• Pour fournir le service : présenter les prospects au client, permettre à son personnel d’en faire le suivi et réserver des visites.
• Pour envoyer les courriels propres au service : liens de connexion, invitations, alertes de nouveau prospect au personnel et courriels aux clients que l’entreprise a activés.
• Pour permettre à l’agence de mesurer la rapidité de traitement des prospects, ce pour quoi nos clients nous rémunèrent.
• Pour sécuriser le service, prévenir les abus et respecter nos obligations légales.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.

4. Données des utilisateurs Google

Un propriétaire d’espace de travail peut choisir de connecter un compte Google pour que les visites réservées apparaissent dans Google Agenda. C’est facultatif, et seul un propriétaire peut l’activer.

Ce à quoi nous accédons

• L’adresse courriel de votre compte Google (portées openid, email), pour afficher le compte connecté.
• Les agendas créés par TRD Leads (portée calendar.app.created). À la connexion, nous créons un agenda nommé « TRD Leads – votre espace de travail » et ne lisons ni n’écrivons jamais dans un autre. Nous ne pouvons pas voir vos autres agendas ni leurs événements.

Comment nous les utilisons

Nous inscrivons un événement par visite réservée dans cet agenda (nom et téléphone du prospect, heure, lieu, note de réservation et lien vers le prospect), et le modifions ou le supprimons lorsque la réservation change ou est annulée. La synchronisation est à sens unique : nous ne relisons pas le contenu des événements dans Google.

Conservation et protection

Nous conservons l’adresse courriel du compte Google, l’identifiant de l’agenda créé et un jeton d’actualisation OAuth. Le jeton est chiffré au repos (AES-256-GCM) sur nos serveurs en Allemagne et n’est jamais affiché à quiconque dans l’interface, y compris à notre personnel.

Communication

Nous ne communiquons les données des utilisateurs Google à personne. Elles servent uniquement à fournir la synchronisation à l’espace de travail qui l’a activée.

Conservation et suppression

Lorsqu’un propriétaire déconnecte Google Agenda dans Paramètres → Intégrations, nous révoquons le jeton auprès de Google et le supprimons immédiatement, avec l’adresse courriel et l’identifiant d’agenda enregistrés. L’agenda et ses événements restent dans votre compte Google, où vous pouvez les supprimer. Vous pouvez aussi révoquer notre accès en tout temps depuis les autorisations de votre compte Google; la synchronisation s’arrête alors.

5. Fournisseurs de services

Nous communiquons des renseignements personnels uniquement aux fournisseurs nécessaires au service :

• Hetzner Online (Allemagne) : hébergement de l’application et de la base de données.
• Resend (États-Unis) : envoi des courriels.
• Cloudflare : service de noms de domaine (aucun contenu n’y transite).
• Google (États-Unis) : synchronisation avec Google Agenda, seulement pour les espaces de travail qui l’activent.
• Meta : réception des formulaires Facebook Lead Ads, seulement pour les clients qui connectent une Page Facebook.

Par conséquent, des renseignements personnels peuvent être conservés ou traités à l’extérieur du Québec et du Canada, principalement en Allemagne et aux États-Unis. Nous avons évalué ces transferts et nous appuyons sur les engagements contractuels de ces fournisseurs pour protéger les renseignements. Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige.

6. Durée de conservation

• Les données des prospects sont conservées tant que le client utilise le service, ou jusqu’à ce qu’il supprime le prospect. La suppression est définitive et efface aussi les notes, réservations et l’historique du prospect.
• Lorsqu’un client quitte le service, ses données sont supprimées dans un délai de 90 jours, sauf s’il demande d’abord une exportation.
• Les comptes utilisateurs sont conservés tant que vous faites partie d’un espace de travail.
• L’historique des courriels envoyés est conservé aussi longtemps que le prospect concerné, afin de pouvoir montrer ce qui a été envoyé et respecter les désabonnements.

7. Sécurité

Les données circulent uniquement en HTTPS. Les données de chaque client sont isolées de celles des autres clients. Les jetons de tiers sont chiffrés au repos, les mots de passe sont hachés et l’accès aux systèmes de production est limité au personnel qui les exploite.

8. Vos droits

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, leur rectification, leur communication dans un format technologique structuré, et retirer votre consentement. Écrivez à [email protected]; nous répondons dans un délai de 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Si vous avez reçu un courriel de l’un de nos clients, le lien de désabonnement qu’il contient met fin aux envois de cette entreprise.

9. Modifications

Nous mettrons à jour la date en haut de cette page lorsque la politique change, et aviserons par courriel les propriétaires d’espace de travail de tout changement important.